外国文認証

認証とは
 認証とは、文書の作成者の署名又は記名押印のある私文書(私署証書)について、この文書になされた署名又は押印が文書の作成名義人によって行われたことを、公証人が証明する制度で、特に印鑑制度のない外国に提出する文書については、会社が外国の取引先に対して提出する文書、個人の留学や旅行に際して留学先の学校や外国の官公庁から要求されて提出する文書、身元確認資料として免許証や旅券等の身分証明書を提出する場合などに、公証人による認証が利用されています。

〔注〕外国での各種手続き(婚姻・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から、外務省の証明を取得するよう求められた場合等は、公証人による認証ではなく、公印確認、アポスティーユと呼ばれる日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明を得る必要があります。この場合の手続きは、外務省のホームページをご覧ください。


認証の種類
 認証には主な種類として以下の3つがあります。
 面前認証(目撃認証)…サイン者本人が、公証人の面前で文書にサインする場合
 面前自認(自認認証)…サイン者本人が、公証人の面前で文書のサインを自認する場合
 代理自認(代理認証)…代理人が、サイン者本人のサインを認める場合

認証の受け方
 外国向け私文書の認証(外国文認証。外国語で作成された私文書だけでなく、日本語で作成され外国で使用される私文書も含みます。)の場合、認証の種類が上記にどれにあたるのか、文書の提出する国がどこなのか、認証を必要とする文書のサイン者は誰なのか(会社の代表者のサイン・会社の代表者でない者のサイン・個人としてのサイン)等により、提出していただく書類や公証人がする認証の要式・認証の内容が異なってきます。
 そのため、あらかじめ、電話・ファックス・メール等で当役場までご連絡をいただく必要があります。

用意する書類
(1) 認証を受けようとする文書
   次の認証の仕組みを参照してください。

(2) 手続のために必要な資料等
 A:個人がサインする場合
   署名者本人の身分(氏名、生年月日、住所)を確認するための資料(免許証、マイ   ナンバーカード等
 B:会社の代表者がサインする場合
   会社の資格証明(登記簿謄本)、代表者の印鑑証明書
 C:代理自認の場合
   代理人の身分証明(免許証等)
   サイン者の代理人に対する「委任状」(署名者本人の実印を押捺したもの。委任    状については、委任状サンプルのページをご覧ください。)
   サイン者本人の印鑑登録証明書(会社の場合は、会社の資格証明、代表者の印鑑証   明書)

認証の仕組み
ケース1
【外国企業から契約書等へのサインを求められたり、留学等に当たって外国政府や大学等から誓約書等の提出を求められた場合】
 いずれも相手方が作成した英文のペーパーにサインすることになりますので、公証役場でサイン者がサインし、公証人がこのサインがサイン者によってなされたことを認証する認証文を作成し(日本文と英文)、これらを一体として綴ります。
 なお、提出先によっては、サイン者がサインする文書自体に公証人がサインをする箇所が設けられた文書がありますが、この場合は、サイン者がサインした後、認証人サイン欄に公証人がサインし、認証用のスタンプを押したうえで、さらに認証文(日本文と英文)を綴るという取り扱いをしています。

ケース2
【外国の取引先や大学等から、日本の政府機関や大学が発行した証明書等(免許証、旅券等の身分証明書、卒業証明書、成績証明書、定款等)に、認証が求められる場合】
 このケースでは、認証の対象となる文書にサイン者がサインすることができませんので、その文書は自分に関するもので、かつ内容も正しいとの宣言書(多くは英文)を作成し、その宣言書にサイン者がサインすることになります。

1.証明書等が日本文の場合
 このケースで、元になる文書が日本語で作成されている場合、相手方に提出するにあたってはこれを翻訳(ご自分で、あるいは翻訳業者などに依頼して)したうえで、対象となる文書は自分に関するもので、内容も正しく、その翻訳も正しく作成したという宣言書を作成してサインし、そのサインを公証人が認証するという取り扱いがなされています。
 したがって、この場合
 A:日本の機関が作成した証明書等
 B:これを翻訳した英語の文書
 C:宣言書(英語)→これにサイン者がサイン 
 D:公証人作成の認証文(日本文と英文各1通)の文書
が作成されることになります。そしてこれらを、D→C→B→A、あるいはC→B→A→Dの順序で綴って完成させます。

 なお、宣言書のサンプルはこちら

翻訳者が別人の場合の宣言書のサンプルはこちら

※ ただし、次のパスポートの例のように、BとCを一体の文書として作成することもあります。その場合のサンプルはこちら

 

2.証明書等が英文の場合
 英文で作成された証明書等に、公証人の認証が要求されている場合、各機関(例えば大学等)が発行した英文の証明書は、自分のものでかつ内容が正しいとの宣言文を作り、サイン者がその宣言文にサインし、そのサインを公証人が認証するという取り扱いがなされています。
 したがって、この場合
 A:日本の機関が作成した英文の証明書等
 B:宣言書(英語)→これにサイン者がサイン
 C:公証人作成の認証文(日本文と英文各1通)の文書
が作成され、C→B→A、あるいはB→A→Cの順序で綴って完成させます。
この場合の宣言書のサンプルはこちら

ケース3
【提出する文書が日本文による文書の場合】
 日本文の証明書等をそのまま提出する場合(主に、中国や台湾、韓国が提出先の場合)は、対象の文書が自分の関するものであるとの日本語の宣言書を作り、これにサイン者がサインし、そのサインを公証人が認証することになります。

  この場合の宣言書のサンプルはこちら

ケース4
【相手国の政府機関、企業等から、会社が日本の法律によって適法に存在することなどについての事実を付加した認証を求められた場合】
 本来認証は、サイン者のサインが真正であるという事実を証明するためのもので、サイン者の法的立場やサインした文書の内容の真実性や適法性まで証明するものではありません。しかしながら、外国との商取引によっては、会社が日本の法律によって設立されたものであること、会社の代表者が会社を代表する権限があり、さらにはサインする行為が定款の目的の範囲内であることなどの事実についても認証した文書の提出を求められることがあります。
 このようなケースでは、文書の内容や状況に応じ、公証人の判断で、登記簿謄本等公的機関の発行した文書で明白に認められる事実に関して、これらの事実を認証文の一部に取り込む形で認証文を作成する場合もあります。いずれにしても、文書の内容や状況によって取り扱いが変わる性質のものですので、認証を受けようとする公証役場の公証人と相談してください。
 
認証の手続き
 上記の用意する書類の中で述べた「(1) 認証を受けようとする文書」と「(2) 手続のために必要とされる資料等」を用意した上で、事前にその文書や必要資料の写しをファックス、郵送、メール送信等の方法により提出していただいたうえで、認証手続のために役場に来られる日時を電話予約してください。
  
公証人の認証
 約束した日に役場に来ていただき、公証人の認証を受けます。公証人は、上記の認証文を作成して交付します。
 多くの外国文認証の手数料は、1通につき1万1,500円となります。

認証後の手続き
1 提出先がハーグ条約に加盟している場合
  相手国の領事認証を受けることなく、そのまま相手方に提出できます。
  (ただし、文書によっては、例外的に相手国の領事認証等を必要とする場合があります。)

2 提出先がハーグ条約に加盟していない場合
  相手国の日本大使館等で領事認証を受けてから、相手方に提出してください。

 ハーグ条約加盟国は


 注:以上の手続きは、東京都、神奈川県、大阪府の公証役場で認証を受けた場合に限ります。
   それ以外の場所の公証役場で認証を受けられる場合は、その公証役場にご相談ください。